Al igual que cuando compramos un coche y le realizamos pruebas periódicas para que su rendimiento no disminuya, lo llevamos al taller si notamos cualquier fallo o pasamos la ITV; cuando adquirimos un ERP como Dynamics 365 Business Central, la situación es similar. Y no hay mejor forma de hacer frente a las necesidades de mantenimiento que acogiéndonos al BREP de Microsoft.
El plan de mejora del ERP Dynamics, al que nos referimos habitualmente como BREP Microsoft, es un elemento casi imprescindible para el funcionamiento de tu sistema de gestión. Denominado Business Ready Enhacement Plan o, simplemente, Enhacement Plan (EP), es un programa de mantenimiento de Microsoft que posibilita que el ERP esté actualizado y siempre preparado para cumplir con los requerimientos.
Qué es el BREP
Con la compra de la licencia de Dynamics NAV o Dynamics 365 Business Central en versiones On Premise, este plan de renovación anual es una especie de seguro para la inversión que realiza tu empresa en el software de gestión. El BREP Microsoft permite la evolución del programa, posibilitando que puedas acceder a las novedades, parches de seguridad y mejoras funcionales que se vayan produciendo.
¿Tengo que renovar el Enhacement Plan cada año?
La decisión de renovar o no el BREP es libre, pero conviene tener en cuenta que no hacerlo supone un riesgo importante para la instalación, empezando por tener una herramienta que no está ofreciendo todo su potencial.
Además de crear una gran inseguridad para todo el sistema, se debe tener en cuenta que sin el BREP se pierde el derecho de acceso a nuevas versiones y actualizaciones de producto, por lo que no podrías realizar una migración a una versión superior del ERP cuando sea necesario.
En caso de decidir no renovarlo, es importante ser consciente de que no hay un soporte técnico de Microsoft asegurado; así que cualquier cambio legislativo o fiscal puede suponer un desarrollo exclusivo por parte del partner; algo que no sucede si se renueva la tasa anual de derechos de actualización derivada del BREP. En cualquier caso, cabe la posibilidad de que el partner no pueda implementar los cambios debidamente, puesto que si el ERP no cuenta con el BREP en vigor, no se podrán compran nuevos objetos (que podrían ser necesarios para dichos desarrollos).
Por otro lado, aunque no menos importante, hay que ser consciente de la pérdida de productividad que se puede generar con un producto que no se está actualizando; así como de la posible pérdida de competitividad en un mercado donde la tecnología avanza tan rápidamente. Si tus competidores están siempre actualizados el riesgo de que tus procesos queden obsoletos puede suponer una importante amenaza para el negocio.
También existe la posibilidad de dejar de renovar el BREP Microsoft durante un tiempo y volver después, pero esta decisión implica, además del riesgo de tener desactualizada la herramienta durante ese tiempo, un sobrecoste posterior. Reengancharse al BREP supone hacer frente a todos los pagos que se han quedado sin hacer durante el tiempo que el software ha estado desactualizado, así como el pago de una penalización de Microsoft. Además, puesto que el pago anual del BREP garantiza que no se cambie su precio acordado, si se deja de pagar un tiempo y se realiza un reenganche, las condiciones serán las actuales, con la posibilidad de que el precio de actualización haya sido incrementado.
Beneficios de tener el BREP en vigor
Somos conscientes de que asumir el importe del BREP puede suponer un esfuerzo y, muchas veces, no se entiende debidamente tras haber comprado un producto que se entiende ya en propiedad. Pero el software está en constante evolución, como lo está todo lo que le rodea; así que facilitar su desarrollo es la mejor opción posible. Pero, ¿qué aporta concretamente la renovación del BREP anualmente?
Mejoras y actualizaciones
El BREP ofrece la posibilidad de contar con todo tipo de mejoras y actualizaciones de Microsoft; que está continuamente realizando mejoras mediante parches o actualizaciones. Algunas de las cuales surgidas como respuesta a errores o amenazas a la seguridad.
Adaptación a cambios
Dado que la situación legislativa y fiscal está en continuo cambio, el BREP garantiza un desempeño óptimo de las tareas que realiza el software de gestión haciendo frente a estos imprevistos normativos y fiscales. Por ejemplo, con los cambios instaurados para cumplir la normativa SEPA, los clientes que contaban con el BREP en vigor no tuvieron más que actualizar el programa sin ningún coste.
Nueva funcionalidad
El BREP asegura la actualización del producto con funcionalidad que mejore el sistema en términos de rendimiento, velocidad y/o productividad. Esto facilita que el ERP funcione de forma óptima durante todo su ciclo de vida para lo cual se realizan lanzamientos de nuevos productos y Service Packs.
Soporte técnico
La única forma de contar con un soporte técnico asegurado por parte de Microsoft, es teniendo el BREP en vigor. Así, se garantiza una solución de incidencias en el menor tiempo posible. Esto aporta la seguridad de que cualquier posible error que pueda surgir en el ERP tenga solución.
Nuevas versiones del producto
Ya sea porque ha llegado el punto en que es imprescindible, porque queremos aprovechar los avances tecnológicos o porque la situación de la empresa agradece ciertas mejoras incorporadas; cuando aparecen nuevas versiones de Business Central podemos optar por realizar una migración. La migración a una versión superior de Microsoft Dynamics 365 BC no es posible realizarla sin contrato BREP en vigor.
Formación
Como plan de mejora oficial del fabricante, tener el BREP Microsoft en vigor ofrece otras ventajas para la empresa y sus usuarios como el acceso a documentación, formación, certificaciones, bases de conocimiento o eventos.
Soporte del partner
Con este contrato de mantenimiento se protege la inversión realizada durante años con un servicio de soporte técnico que realizan los partners para que cualquier incidencia sea resuelta en el menor período de tiempo posible. Sin el BREP, algunos fallos o posibles mejoras suponen un mayor trabajo y tiempo por parte de partner, que no puede hacer una adaptación sencilla en un sistema desfasado.
Una vez adquirida una licencia de Dynamics y tras la implantación del ERP, comienza la hora de la verdad para la mejora en la empresa. Es en ese momento cuando el sistema debe demostrar su capacidad para aumentar la productividad, generar ahorros y mejorar los procesos. Y la mejor forma de hacerlo es con la seguridad de contar con un contrato de mantenimiento para cubrir cualquier imprevisto. De este modo, como mínimo es recomendable tener el BREP en vigor, si bien se puede potenciar con el contrato de soporte que ofrecen habitualmente los partners de Microsoft.
Por todo esto, la mejor forma de asegurar la rentabilidad de tu ERP Microsoft es mantener el BREP siempre actualizado. Ante cualquier duda, cuenta con IGN para planificar una conversación con relación a la situación actual de tu base de datos y las alternativas que se pueden plantear para no tener ningún imprevisto en el futuro.